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新《會計法》修訂 | 新法護航費用合規(guī)，筑牢財務(wù)管控防線
企業(yè)費用支出通常分為個人報銷和對公支出兩大類：
個人報銷：主要涉及員工因公出差、會議、培訓(xùn)等產(chǎn)生的費用。這類支出通常采用員工先行墊付后拿到發(fā)票報銷的方式。此類支出特點是頻率高、額度相對較小，雖然單筆金額不大，但由于涉及人員多、情況復(fù)雜，管理上容易出現(xiàn)如虛假報銷、超標(biāo)準(zhǔn)消費等漏洞。
對公支出：指企業(yè)與外部供應(yīng)商、服務(wù)提供商或合作伙伴之間的交易，如支付辦公場地租金、支付服務(wù)費用等。此類支出特點是額度較大、涉及合同和發(fā)票管理，合規(guī)性要求上較個人報銷更為嚴(yán)格。
針對于費用支出業(yè)務(wù)，根據(jù)新《會計法》相關(guān)規(guī)定，企業(yè)在費用支出業(yè)務(wù)中必須確保所有經(jīng)濟活動的真實記錄，嚴(yán)禁任何形式的財務(wù)造假行為。財政部門的監(jiān)管和企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督責(zé)任被進一步明確，要求建立有效的內(nèi)部控制和監(jiān)督體系以確保費用支出的合規(guī)性。對于違反費用支出管理規(guī)范的行為，新法提高了處罰力度，包括罰款額度的增加和對直接責(zé)任人的處罰規(guī)定。
同時新《會計法》第八條新增第三款規(guī)定：
“國家加強會計信息化建設(shè)，鼓勵依法采用現(xiàn)代信息技術(shù)開展會計工作”明確了會計信息化建設(shè)的法律地位，強調(diào)了國家對會計信息化建設(shè)的重視。
基于以上變化，企業(yè)可利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，企業(yè)可以對費用支出數(shù)據(jù)進行深入分析，識別異常費用支出預(yù)防潛在的合規(guī)風(fēng)險。同時引入智能費用管理系統(tǒng)自動化處理費用報銷、審批等流程，減少人為錯誤和違規(guī)操作的可能性。同時通過實時監(jiān)控系統(tǒng)，企業(yè)能夠及時發(fā)現(xiàn)和處理不符合規(guī)定的費用支出。繼而打造費用支出業(yè)務(wù)“數(shù)據(jù)+流程+監(jiān)督”合規(guī)的財會全鏈路監(jiān)督體系新范式，確保費用支出業(yè)務(wù)的合規(guī)性，驅(qū)動各類費用支出業(yè)務(wù)“發(fā)生即合規(guī)”。
01
企業(yè)費用業(yè)務(wù)涉及到的各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理是確保費用處理準(zhǔn)確、高效以及合規(guī)的基石，通過費用業(yè)務(wù)全部數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、一致性和安全性，為流程合規(guī)和監(jiān)督合規(guī)奠定了堅實的基礎(chǔ)。
對企業(yè)費用業(yè)務(wù)涉及到的基本檔案數(shù)據(jù)進行建模，包括組織信息、人員信息、權(quán)限信息、項目信息、客商信息、賬戶信息等基本檔案數(shù)據(jù)：
組織信息：通過樹狀圖或組織架構(gòu)圖展示企業(yè)的層級關(guān)系，明確不同部門之間的從屬和協(xié)作關(guān)系。
人員信息：涵蓋員工ID、姓名、部門、職位、級別、銀行賬號、聯(lián)系方式等，建立統(tǒng)一的人員信息庫。
權(quán)限信息：根據(jù)員工的職位和角色，定義不同的訪問權(quán)限和審批權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全和合規(guī)性定義，如普通員工、部門經(jīng)理、財務(wù)主管等。
項目信息：記錄項目編號、名稱、負(fù)責(zé)人等，用于項目相關(guān)費用的關(guān)聯(lián)引用與審批控制。
客商信息：包括各類供應(yīng)商的詳細(xì)資料，如名稱、地址、銀行信息、賬期等，用于采購支付管理和和支付管理。
賬戶信息：企業(yè)銀行賬戶的詳細(xì)信息，用于款項支付。
對企業(yè)費用業(yè)務(wù)涉及到的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)進行建模，包括差旅補貼標(biāo)準(zhǔn)、住宿費標(biāo)準(zhǔn)、長途交通標(biāo)準(zhǔn)、借款額度等：
補貼項目分類：明確差旅補貼包含的所有項目，如交通費、住宿費、餐飲費等。
住宿費標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定：根據(jù)酒店星級、地理位置等因素對住宿進行分類，為不同類別的住宿設(shè)定費用上限或區(qū)間。
長途交通標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定：包括飛機、火車、汽車等不同交通方式的費用標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)不同的交通方式和艙位等級設(shè)定費用標(biāo)準(zhǔn)。
借款額度設(shè)定：設(shè)定借款額度的上限，以及借款次數(shù)和歸還期限。
對企業(yè)費用業(yè)務(wù)全量數(shù)據(jù)建立完善的數(shù)據(jù)管理體系，包括數(shù)據(jù)錄入、審核、更新和歸檔的流程，以及定期的數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查和審計機制：
數(shù)據(jù)錄入：確保所有數(shù)據(jù)按照既定的標(biāo)準(zhǔn)和格式準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)。
數(shù)據(jù)審核：通過自動化和人工審核相結(jié)合的方式，保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。
數(shù)據(jù)更新：建立數(shù)據(jù)更新機制，確保數(shù)據(jù)能夠及時反映企業(yè)運營的最新狀態(tài)。
數(shù)據(jù)歸檔：對歷史數(shù)據(jù)進行歸檔管理，既釋放系統(tǒng)資源，又保留數(shù)據(jù)的可追溯性。
數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查：定期進行數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正數(shù)據(jù)錯誤。
審計機制：設(shè)計審計流程，包括內(nèi)部審計和外部審計，以驗證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。
02
企業(yè)流程管理是企業(yè)管理和運營中的核心組成部分，關(guān)乎到企業(yè)如何高效、有序地執(zhí)行日常業(yè)務(wù)活動。流程管理通過明確定義業(yè)務(wù)流程中的各個步驟，確保每個環(huán)節(jié)都能高效銜接，從而顯著提高整體的工作效率。
企業(yè)費用流程是確保組織財務(wù)健康和運營效率的關(guān)鍵組成部分，直接關(guān)系到費用的合理控制、合規(guī)性以及財務(wù)效率。一個科學(xué)、合理、高效的費用管理流程，對于控制成本、提高資金使用效率、符合相關(guān)法律法規(guī)、增強企業(yè)內(nèi)部管控具有關(guān)鍵作用。
流程識別與梳理是流程管理實施的首要步驟。此階段的目標(biāo)是明確組織內(nèi)現(xiàn)有的工作流程，識別流程中的各個環(huán)節(jié)，包括輸入、處理、輸出以及相關(guān)的責(zé)任和規(guī)則。通過流程圖、泳道圖等工具，可視化地展示流程的每一步，確保所有參與者對流程有清晰的認(rèn)識。將流程中的每個步驟詳細(xì)記錄，形成文檔，為后續(xù)的評估和優(yōu)化提供基礎(chǔ)。確保流程中涉及的所有部門和個人參與到識別與梳理過程中，收集不同視角的意見和建議。
03
建立一個企業(yè)費用業(yè)務(wù)的財會監(jiān)督體系對于確保財務(wù)健康、合規(guī)性和透明度至關(guān)重要，包括監(jiān)管規(guī)則梳理、監(jiān)管規(guī)則建模、監(jiān)管規(guī)則應(yīng)用、定期數(shù)據(jù)分析、持續(xù)優(yōu)化改進。
3.1監(jiān)管規(guī)則梳理
企業(yè)費用業(yè)務(wù)的監(jiān)管規(guī)則框架是一個多層次、多維度的體系，旨在確保企業(yè)費用的合規(guī)性、透明度和效率。這一框架通常包括國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)內(nèi)部管理制度等多個層面：
國家法律法規(guī)為企業(yè)提供基本的行為準(zhǔn)則，涵蓋了財務(wù)制度、稅務(wù)制度等多個方面。
行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)則針對特定行業(yè)的特點，制定更為具體的操作指南和最佳實踐。
企業(yè)內(nèi)部管理制度則是企業(yè)根據(jù)自身情況制定的一系列費用管理規(guī)定和流程，以確保費用支出的合理性和合規(guī)性。
3.2監(jiān)管規(guī)則建模
基于企業(yè)費用業(yè)務(wù)監(jiān)管規(guī)則的梳理，需將具體的監(jiān)管要求轉(zhuǎn)化為可操作的規(guī)則模型，借助新一代信息系統(tǒng)工作將監(jiān)管規(guī)則模型系統(tǒng)化的進行監(jiān)管監(jiān)控。
下圖以企業(yè)招待費業(yè)務(wù)為例，可將財務(wù)監(jiān)管規(guī)則抽象為票據(jù)類、業(yè)務(wù)類、關(guān)聯(lián)類、附件類四大監(jiān)管類型。票據(jù)類規(guī)則包含發(fā)票重復(fù)性判斷、發(fā)票真?zhèn)闻袛?、發(fā)票連號判斷、發(fā)票時間規(guī)則、發(fā)票稅目規(guī)則、發(fā)票敏感詞規(guī)則等，業(yè)務(wù)類規(guī)則包括招待人數(shù)陪同人數(shù)規(guī)則、人均標(biāo)準(zhǔn)管控、招待地點規(guī)則、單據(jù)敏感詞規(guī)則等，關(guān)聯(lián)類規(guī)則包括招待申請關(guān)聯(lián)管控、招待申請金額管控、招待申請時間不得晚于報銷時間、招待地點規(guī)則、發(fā)票購方一致性管控，附件類規(guī)則包括接待清單、餐費清單等管控。通過信息化系統(tǒng)的規(guī)則引擎將監(jiān)管規(guī)則嵌入至系統(tǒng)中進行實時可視化管控。
3.3監(jiān)管規(guī)則應(yīng)用
基于監(jiān)管規(guī)則的建模，將財務(wù)監(jiān)管規(guī)則轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)控制規(guī)則，員工提單后自動觸發(fā)智能審核，將傳統(tǒng)的肉眼識別、按費用制度逐條核對的審核過程，轉(zhuǎn)化為對智能審核結(jié)果的確認(rèn)，支持PC/APP雙端審核，財務(wù)隨時隨地掌上作業(yè)大幅提高財務(wù)稽核工作效率，重塑業(yè)務(wù)及財務(wù)審核模式。
3.4定期分析改進
基于監(jiān)管規(guī)則的應(yīng)用，定期收集監(jiān)管過程中的數(shù)據(jù)，運用數(shù)據(jù)分析技術(shù)識別問題和改進點。基于數(shù)據(jù)分析結(jié)果，制定具體的改進措施和方案，是確保企業(yè)費用業(yè)務(wù)合規(guī)性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)：
定期審計：通過周期性的內(nèi)部審計和外部審計，評估監(jiān)管規(guī)則的有效性和執(zhí)行情況。
風(fēng)險評估：持續(xù)監(jiān)控企業(yè)費用業(yè)務(wù)的風(fēng)險點，及時識別新的或變化的風(fēng)險因素。
合規(guī)性檢查：確保所有費用業(yè)務(wù)流程和決策符合當(dāng)前的監(jiān)管要求和公司政策。
技術(shù)更新：隨著技術(shù)的發(fā)展，更新監(jiān)管工具和方法，提高監(jiān)管效率和準(zhǔn)確性。
改進方案：將改進方案落實到監(jiān)管規(guī)則和流程中，確保方案得到有效執(zhí)行。
效果評估：評估改進措施的效果，收集員工和相關(guān)部門的反饋，為進一步的優(yōu)化提供依據(jù)。
開放溝通渠道：建立一個開放的溝通渠道，鼓勵員工提出建議和意見，促進監(jiān)管體系的不斷完善。
參考文獻
1.第十四屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十次會議關(guān)于修改《中華人民共和國會計法》的決定，2024-06-28
2.人民網(wǎng)《把從嚴(yán)管理監(jiān)督和鼓勵擔(dān)當(dāng)作為貫穿始終》，2024-06-07
3.中共中央辦公廳 國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于進一步加強財會監(jiān)督工作的意見》，2023-02-15
來源于用友網(wǎng)絡(luò)科技股份有限公司 張祥楠
